後裔情時代的部門交流
【後疫情時代 - 部門交流革新】天矽科技遠端上班日誌，各部門流程公開
天矽科技成立已20年餘，在客製化網頁設計這塊能持續提供服務原因很單純，就是面臨新挑戰衝擊時，都能快速應變並學著去接納、轉化，力求這些轉變成為「天矽經驗」。從過往專業面的作業系統轉換、語法更新，到近期因應疫情發展，發展出全新的遠端工作模式等，我們都兢兢業業並積極面對新挑戰，在這波疫情下，不只服務不止步，還提供更多元的線上服務，以下分享天矽科技各部門作業線上化的調整...
【專案業務部】
在疫情延燒、全台發布三級警報時，業務部是最緊張的部門，由於長時間需要與外部進行會議，有頻繁接觸人群的可能，對此業務部將整體會議時程延後，並和近期需要專案聯繫的客戶討論，將進度會議全數調整成線上舉行。
- 將業務拜訪延期，或直接改為線上會議。
- 專案業務內部訓練：因應多種客戶的需求，事先研究多種會議工具。
- 日常進度改以信件、通訊軟體溝通，條列需求及問題完整回覆。
業務資訊更新在天矽科技官方網站，如有緊急事態，可以第一時間和業務窗口聯繫。
【設計部、工程部】
前端頁面撰寫的設計部門，和後端程式撰寫的工程部，會比較專注在專案的進行，還有與客戶減少面對面會議，細節修改溝通作業都改由線上會議或是信件溝通。
- 成立專用群組，進行部門內細項溝通。如有特殊壯況，或有緊急需要支援的工作時，也在部門群組直接討論調動人力。
- Google Meet擁有即時會議群組，需要發問或有問題但文字難以詳述，會馬上進入視訊會議討論
- 專屬專案進度表格，方便主管每日追蹤個人進度。
【行政、客服部】
行政及客服單位是較難遠端作業的單位，所以人力足夠的狀況下會以『輪班』的形式進行，也因應未來有可能需要遠端作業，天矽科技預先設定好電話轉接，以及和各專案負責人討論，屆時透過群組與客服做搭配解決客戶的問題。
- 設定通話轉接作業。
- 主要透過e-mail和客戶進行回覆。
當然我們所做的調整不只以上這些，還有更多隨著時間調整的地方，像是在遠端工作時，天矽科技每天上班會進行早晨會報，除了有確認出缺勤的效果之外，也有掌握進度的好處在。當然在遠端作業的初期會遇到很多問題，像是：
- 員工家用電腦硬體較不足，無法在家進行作業
這是在設計以及工程師身上較容易發生的案例，也有同仁因為電腦系統不相容，而花許多時間在尋找解決方法。我們是有提前一天，請員工下班回家後先行測試系統連線狀態，包含遠端作業是否會有問題、硬體是否堪用等，有問題就在隔天搶先解決。公司也準備了幾台筆記型電腦，讓員工可以帶回家作業。
- 網路不穩無法與公司進行順暢溝通
在語音會議時常會遇到這樣的狀況，有時不只發生在我們身上，也有客戶出現這樣的問題。天矽內部提前一天做網路測試之外，隔天也先從公司內部的會議測試起，果然發現在網路會議時，有畫面無法分享等問題。除了鼓勵員工換手機網路/家用有線網路做測試之外，真的都行不通再看是否由公司提供行動網卡，順利員工專案作業。
- 網路會議的眉角
能夠順利進行網路會議是第一步，但會議的禮儀可能就不是每個人都清楚。像是麥克風在發言時再開啟，以免收到奇怪音效干擾會議；同個環境有兩個以上的人在會議中時，該使用耳機麥克風進行收音等，都是天矽科技這幾天會議下來，發現能讓網路會議溝通得更順暢的方法。
以上這些遠端工作、線上會議問題，都需要花一些解決時間，但我們相信這些都不是徒勞無功，而是在建立『後疫情時代能夠安心工作的舒適圈』。防疫之虞我們也維護客戶的基本權益，保持窗口溝通暢通，持續提供專業網頁設計服務。如果你也有客製化網頁設計需求，歡迎與我們聯繫。
