遠端工作
【後疫情時代-溝通變革】中小企業該如何進行「遠端工作」？
台灣本土特殊傳染性肺炎（COVID-19）疫情延燒，全台到5月28日為止升到第三級警戒，中央疫情指揮中心公布的「企業因應嚴重特殊傳染性肺炎疫情持續營運指引」，就在提醒個人、工作場所的注意事項，第3點及第6點都是目前職場需要執行的「遠端」工作，許多企業避免群聚，實施分流上班、遠端辦公等工作形式，但從未有過相關工作形式的中小企業，在落實時難免遇到問題。
- 執行員工健康監測計畫及異常追蹤處理機制。
- 落實生病在家休息。
- 彈性調整人力，啟動異地辦公或在家上班機制。
- 進行空間調整，讓人員保持適當間距，將員工間及與客戶或其他合作夥伴間進行空間區隔。若無法維持社交距離，須配戴口罩。
- 員工餐廳須保持桌與桌距離 1.5 公尺以上或設有隔屏，餐桌設有隔板。若無法落實，以外帶為之。
- 取消或延後與工作相關的集會或活動或改其他替代方案 (如視訊)。請員工勿參加集會活動。
- 部份幼兒托育和學校可能會暫停上課，提供彈性請假照顧兒童。
天矽科技為了員工的健康、安全，主管們馬上討論分流上班的可行性，前期作業包括員工分組、設定會議工具、遠端連線軟體測試、如何計算上班時程等，本篇將分享從制度訂定到雲端共用的系統，提供中小企業參考。
內部管理是基礎
要能遠端辦公，第一步先從內部管理著手。專案資料庫建立、專責分工以及順暢的溝通窗口都不可或缺，天矽科技身為客製化網頁設計公司，平時為客戶設計多種好用的客製化後台，當然在內部後台建立、管理也做很多努力，包含：
- 團隊分工確實：各專案都有專責人員，無論是業務、設計、工程師都即時掌握專案進度。
- 建立內部專屬後台：專案進度可以在後台資料庫查詢，主管、業務、客服都能快速找到各專案資料及聯繫窗口。
- 建立公司共用資料庫，資料不會散各處。
- 部門各擁群組溝通，公司大群組隨時公告最新狀況。
外部工具輔助
除了內部資料整理之外，外部工具的使用也是一大助力，人不在辦公室該如何跟客戶進行多方語音會議？想要遠端連線到公司電腦又該如何是好？突然要找公司同事又苦無方法？其實這些問題都可以提前解決，常用的工具提供參考：
➤ 線上會議工具-遠端多人會議適用
- Google Meet
Google提供的線上會議免費工具，是以「線上會議室」的形式進行。只要透過日曆行程、或是建立會議室後得到會議的連結，任何人登入Google帳號，並獲得入房准許，就可以即時進行通話或視訊會議。無論手機、電腦裝置都可以使用，也能選擇開關視訊、語音。
- Microsoft Teams
和Google Meet十分類似的線上會議工具，是由微軟研發，只要登入微軟帳號即可使用。優點是可以直接分享簡報、能分組討論，也有提供會議白板功能。
➤ 遠端連線-在家連線公司電腦的好工具
- Chrome遠端
由Chrome瀏覽器提供的遠端應用工具，只要電腦在Chrome瀏覽器下載擴充功能並設定密碼，就可以在手機、同樣使用Chrome瀏覽器的電腦上使用遠端功能。只要電腦電源沒關，就可以自由登入使用。但要注意，網路速度不同可能會影響使用的順暢度。
- AnyDesk
如果Chrome遠端系統不夠穩定，可以換著使用速度更快的AnyDesk，和Chrome遠端一樣，下載速度很快、安裝也簡單，只要設定密碼就可以使用，建議是跟Chrome遠端搭配使用，兩者並行比較安全。
➤ 通訊軟體-同事快速溝通聯繫
公司內部溝通須建立聯繫群組，無論是使用LINE、What’s app，或以最基本的信件溝通，都是不錯的方式，只要可以聯繫到員工皆可。天矽科技採用分部門建立群組、公司全體使用公告群組的模式溝通，如有遠端工作的同事有急事請求幫忙，可以透過群組馬上找到幫手。
遠端工作之後：問題排除
雖然準備得還算完善，但真正開始遠端工作還是會遇到問題，從基礎的行政問題即可發現端倪：
➤ 總機接到電話，發現專案窗口正在家中遠端作業，無法馬上接聽如何是好？
設定轉接功能，讓總機在遠端作業時也不漏電話，並在電話內先過濾客戶訊息，緊急事件就請客戶留下聯繫資料，通知窗口直接回覆。如要長遠實行遠端作業，建議直接改用網路電話，或是使用SKYPE來作為回撥電話的平台，轉接更方便。
【補充】遠端工作要用電話跟客戶聯繫，該怎麼處理最好？
順手補充天矽科技在遠端工作時遇到的問題。由於設計類型的工作，必須在電腦前和客戶溝通，如果家用電話距離電腦太遠，就必須使用手機來進行溝通，但手機撥打市話的費用較高，不應該由員工來負擔相關費用。建議公司可以申請網路電話，或使用SKYPE儲值通話點數，甚至是請客戶使用LINE等通訊軟體召開線上會議，透過網路進行遠端溝通。
➤ 出缺勤的狀況該怎麼定義？
以下綜合幾個企業的解決方法
- 發紙本的出勤紀錄表給員工填寫，由主管統一覆核
- 上下班時間發email作為紀錄
- 請工程師撰寫內部程式，進入企業後台線上打卡
- 如使用假勤系統，可新增「遠端工作」選項，進行打卡作業
- 在通訊軟體打卡，或透過會議來確認出勤
➤ 客戶使用的線上會議工具不同，該怎麼處理？
請客戶提供慣用會議工具，內部提前模擬開會情形，系統有任何問題才能提前提出並排除，確保會議的流暢度。也可以自己準備一個備用的會議工具，可以在遇到狀況時馬上轉移開會陣地。
➤ 公司內部資安層級高，無法在家連上公司電腦，怎麼辦？
這必須從公司內部規定做起，在疫情期間是否限定部分資料可以攜回作業，並建立文件加密的程序等，需要由高層以及MIS（公司資訊管理人員）討論執行。
➤ 線上工具使用有問題，怎麼辦？
從查覺到有遠端工作的可能時，要先花時間進行工具測試，並請相關負責單位製作「執行手冊」，協助無法操作的員工進行疑難雜症排除，確保後續的工作順暢。但在真的遠端工作執行時，難免會遇到系統故障、家用網路速度的影響，建議要多準備幾套工具，或是不同的執行方法備用。
結語
當然在遠端工作時還會遇到很多狀況，且各自在家作業的網路穩定度不同，工作進度也比較難掌握，這時端看主管員工間的默契及溝通之外，進度會議的安排也很重要。另外資安的問題也千萬不能落下，好的外部連線工具以及不造訪問題網站是一大課題。後疫情時代正在展開，如何在這波疫情中穩住陣腳，完善使用數位工具確保業務正常，將是最大的課題。
